إدارة الوقت وترتيب الأولويات والإنتاجية
مرحباً بك في
إدارة الوقت وترتيب الأولويات والإنتاجية.
في هذه الدروس سنركز على إدارة الوقت
وترتيب أولويات المهام
كونها عمليات ضرورية
لحياتنا المهنية والشخصية،
وتوضيح كيف ترتبط هذه المهارات بالإنتاجية.
لنبدأ بمناقشة أرباع كوفي
لمساعدتك في ترتيب أولويات المهام
وزيادة الإنتاجية.
ستيفن كوفي هو رائد شهير في مجال تطوير الذات.
ولقد استضاف كوفي لسنوات ندوات ومحاضرات
تناولتْ فكرة تطوير الذات.
كما أن كوفي هو مؤلِف كتاب
العادات السبع للأشخاص الأكثر فعالية.
وهو يتحدث في كتابه الأكثر مبيعاً، عن أرباع كوفي،
وهي عملية ترتيب الأولويات
تتضمن أربعة جوانب مختلفة.
يوجد جانبان للربع،
المهام العاجلة والمهمة.
المهام العاجلة، في هذا السياق،
يمكن تعريفها بأنها مهمة تتطلب
اهتماماً عاجلاً، مثل موعد نهائي قريب في العمل.
يتطلب الالتزام بهذه الواجبات العمل في الوقت الحالي
وليس في المستقبل.
تشير المهام المهمة إلى أهداف طويلة الأجل
توجهك إلى المستقبل الذي ترغب في متابعته،
مثل الترقية لمنصب تنفيذي.
لتحقيق أهدافك في ربع المهام المهمة،
ينبغي اكتساب مهارات معينة.
إليك كيف تبدو أرباع كوفي.
المهام المهمة والعاجلة هي الأولوية الأولى.
أما المهام المهمة لكن غير العاجلة، فهي الأولوية الثانية.
والمهام العاجلة لكن غير المهمة،
هي الأولوية الثالثة.
أما المهام غير المهمة وغير العاجلة،
فهي الأولوية الأخيرة.
الربع الأول، المهام المهمة والعاجلة.
وهذه هي الأولويات الرئيسية،
إذ قد تكون لها مواعيد نهائية أو مشكلات ملحَة.
قد يتسبب تأجيل المهام في هذا الربع
في عواقب خطيرة.
من الأفضل أداء الأنشطة المهمة والعاجلة
في أسرع وقت ممكن.
الربع الثاني،
هو المهام المهمة غير العاجلة.
الأولويات الثانية مهمة
لكن ليس فيها مواعيد نهائية رئيسية
كما في الربع الأول.
مهام هذا الربع مهمة
لأنها تركز على الأشياء الأعلى قيمة التي ترغب فيها
في حياتك الشخصية والمهنية.
وهذه أهداف طويلة الأجل
تحتاج إلى جدولة زمنية وتخطيط.
الربع الثالث، وهو
للمهام العاجلة غير المهمة.
ويشكل ذلك الأولوية الثالثة.
وغالباً ما يخلو هذا الربع
من أي تطلعات طويلة الأجل.
والمهام في هذا الجانب عادةً ما تكون استجابات لأحداث يومية.
مثل رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية
التي ليست ذات أهمية كبرى لك
لكن قد تشكل أولويات للآخرين.
ويمكن تفويض الكثير من تلك المهام.
الربع الرابع، هو
المهام غير المهمة وغير العاجلة.
هذه هي المهام ذات الأولوية الأخيرة.
وعادةً ما تكون أنشطة مضيعة للوقت
وليس لها أهمية كبيرة لحياتك وأهدافك.
ويمكن استبعاد معظم هذه المهام من حياتك.
إلا أن بعضها، مثل الترفيه والاسترخاء،
يمكن أداؤه بعد إتمام مهام ذات أولوية أعلى.
قد يؤدي التركيز على إنجاز مهام الربعين الثالث والرابع
إلى إنتاجية منخفضة.
لذا، حاوِل التركيز على مهام الربع الأول.
بإتمام هذه المهام أولاً،
يمكنك تحسين الإنتاجية،
بحيث يتسنى لك أداء المهام
في الأرباع الأخرى دون أي ضغوط.